Автоматизация бизнеса: ключевые аспекты и практические примеры

Автоматизация бизнес-процессов — это внедрение различных технологий для улучшения работы компании. В любом деле есть место для автоматизации процессов, даже самые маленькие изменения могут сделать бизнес шустрее и конкурентоспособнее.

Поговорим о том, что и как можно автоматизировать.

Что именно можно автоматизировать в рамках бизнеса

Можно автоматизировать практически всё, начиная от элементарных рутинных задач и заканчивая комплексными производственными процессами. что такое автоматизация бизнес-процессов:

• Низкая скорость интернета в офисе ➡ меняем провайдера
• В офисе постоянно грязный пол ➡ ставим перед входом аппарат для чистки обуви, упрощаем работу уборщице
• Срываются звонки от клиентов ➡ внедряем виртуальную АТС
• Сотрудники бегают целый день подписывать бумаги  ➡ переходим на ЭДО

Если клиенты постоянно просят рассчитать стоимость типовых услуг, можно воспользоваться квизом с онлайн-калькулятором, установить его на сайте, в соцсетях, использовать в рекламе, оформить куар-кодом — а дальше собирать готовые заявки.

‍ (function(w, d, s, o){ var j = d.createElement(s); j.async = true; j.src = ‘//script.marquiz.ru/v2.js’;j.onload = function() { if (document.readyState !== ‘loading’) Marquiz.init(o); else document.addEventListener(“DOMContentLoaded”, function() { Marquiz.init(o); }); }; d.head.insertBefore(j, d.head.firstElementChild); })(window, document, ‘script’, { host: ‘//quiz.marquiz.ru’, region: ‘eu’, id: ‘6425d8692779c400254e6a9e’, autoOpen: false, autoOpenFreq: ‘once’, openOnExit: false, disableOnMobile: false } ); (function(t, p) {window.Marquiz ? Marquiz.add([t, p]) : document.addEventListener(‘marquizLoaded’, function() {Marquiz.add([t, p])})})(‘Inline’, {id: ‘6425d8692779c400254e6a9e’, buttonText: ‘Пройти квиз’, bgColor: ‘#d34085’, textColor: ‘#ffffff’, rounded: true, shadow: ‘rgba(211, 64, 133, 0.5)’, blicked: true})

‍

*Шаблон доступен в нашей *Галерее

Масштаб автоматизации деятельности зависит от экономической целесообразности. Цена улучшений может начинаться от пары тысяч рублей за установку датчика протечек в офисе до нескольких миллионов за пересборку бизнеса по принципам бережливого производства, с написанием собственного ПО и закупку нового оборудования.

Для чего нужна автоматизация

• Автоматизированные бизнес-процессы позволяют сократить время на рутинные задачи.
• Помогает оптимизировать операционные расходы.
• Снижает вероятность человеческих ошибок.
• Улучшает клиентский опыт.
• Автоматизированные системы анализируют большие объёмы данных, что помогает бизнесу принимать обоснованные стратегические решения.
• Помогает в управлении рисками и обеспечении безопасности бизнес-процессов, например, защищая данные и контролируя доступ к системам.

Виды и особенности автоматизации: разбираем на примерах

Разберём сферы, где нужна автоматизация работы.

HR и кадры

Системы управления кадрами (HRMS — Human Resources Management System) автоматически управляют данными о сотрудниках, их рабочими часами, отпусками, зарплатой, обучением. Если штат компании больше 100 сотрудников, справки из отдела кадров приходится ждать по две недели, найм новых специалистов растягивается на месяцы, а кадровики постоянно в мыле — это верный признак того, что процессы нужно автоматизировать.

В чём плюсы:

✔️ Автоматически сортируют, фильтруют и оценивают кандидатов на вакансии.

✔️ Управляют процессом приёма на работу.

✔️ Помогают в адаптации новых сотрудников.

✔️ Формируют заявления на отпуск и заявления на повышение в должности.

✔️ Автоматически отслеживают и оценивают рабочую производительность сотрудников, также управляют процессом постановки и достижения целей.

✔️ Управляют процессом обучения и развития сотрудников, включая планирование, запись на курсы, оценку результатов и отчётность.

Так выглядит план развития сотрудника в автоматизированной системе. Сотрудник и его руководители согласовывают направления, по которым предстоит работать и видят процесс, дают оценку и вносят коррективы в план, если это требуется. Весь процесс абсолютно прозрачный

Проводить первичный отбор и сегментацию кандидатов можно через квиз. Квиз экономит время hr-специалиста и автоматизирует начальный этап рекрутинга. Дальше специалист по ответам выбирает тех, с кем можно продолжить общение.

Посмотреть вопросы квиза можно в нашей [Галерее шаблонов](/templates), и добавить квиз к себе в личный кабинет, чтобы автоматизировать процесс найма сотрудников

Маркетинг, продажи, клиентский сервис

Автоматизация в маркетинге помогает бизнесу делать работу быстрее, легче и дешевле. Это значит, что компании могут привлекать новых клиентов, предоставлять лучший сервис и зарабатывать больше денег.

Существует множество сервисов для автоматизации этой сферы, и вот чем они полезны:

✔️ Email-маркетинговые платформы автоматически рассылают персонализированные письма и отслеживают аналитику.

✔️ Чат-боты и виртуальные ассистенты отвечают на часто задаваемые вопросы и обслуживают клиентов онлайн.

✔️ Инструменты веб-аналитики собирают и анализируют данные о клиентах и маркетинговых кампаниях.

✔️ Системы управления контентом (CMS) автоматизируют публикации и управляют контентом на сайтах и в блогах.

✔️ Платформы для управления соцмедиа помогают планировать и публиковать контент в социальных сетях.

✔️ Платформы для автоматизации обслуживания клиентов управляют запросами клиентов, создают тикеты и отслеживают их статус.

✔️ CRM системы (системы управления взаимоотношениями с клиентами) собирают, хранят и анализируют информацию о клиентах и историю их взаимодействия с компанией.

✔️ Встроенная аналитика квиз-маркетинга помогает отследить всю воронку прохождения квиза и посмотреть данные о клиентах.

Благодаря встроенной аналитике Марквиз маркетолог видит воронку ответов опроса и может сразу анализировать слабые места. Статистика пользователей показывает географию и тип устройств, с которых клиенты проходили квиз

Кроме того, квизы интегрируются с большинством сервисов автоматизированного управления рекламой, такими как Unisender, Roistat, LP Trecker и другими.

Так выглядит раздел «Интеграции» в личном кабинете Марквиз

Документооборот

Автоматизация документооборота упрощает работу с документами на каждом этапе.

Что можно автоматизировать и в чём польза:

✔️ Создание и отправку документов — система автоматизации бизнеса хранит шаблоны документов, заполняет их из базы данных, отправляет нужным сотрудникам.

✔️ Утверждение и согласование — документы уходят в работу по типовому маршруту.

✔️ Подписание документов — электронные подписи ускоряют согласование документов.

✔️ Управление версиями документа — можно управлять версиями документа, и всегда видеть последнюю версию.

✔️ Уведомления и напоминания — можно настроить уведомления и напоминания, например, о том, что нужно утвердить заявки до определённого числа каждого месяца.

✔️ Хранение и поиск документов — всегда быстрый доступ к докам через поиск по ключевым словам или фильтры.

✔️ Аналитика и отчётность — система автоматизации бизнес-процессов показывает разную статистику производительности, например время обработки документов, количество документов в обороте. Это помогает оптимизировать процессы и повышать эффективность работы.

✔️ Соблюдение требований безопасности и конфиденциальности — система обеспечивает защиту данных и соблюдение законодательства по хранению и передаче документов.

Директум RX, система электронного документооброта, отображает все входящие задачи, их статус, исполнителя и срок исполнения задачи

🕵️ 💡 Как автоматизировать сбор данных из квиза в Google-таблицы

Чтобы автоматизировать обработку данных, которые мы получили от клиентов через квиз, можно настроить интеграцию с Google-таблицами.

Для этого создаём новую папку или копируем ссылку на ту, что у нас есть. После установления интеграции с таблицей в ней появится новая вкладка с названием квиза и датой создания интеграции.

Финансы

Автоматизация процесса в финансовой сфере помогает с бухгалтерскими операциями, счетами, платежами, учëтом расходов и доходов, а также финансовым анализом и отчетностью.

Как помогает автоматизация финансов в бизнесе:

✔️ Создаёт и отправляет счета клиентам, проводит автоплатежи поставщикам и контролирует выполнение финансовых обязательств.

✔️ Ведёт бухгалтерский учёт и формирует финансовые отчёты, предоставляя сводную информацию о финансовом состоянии компании.

✔️ Помогает контролировать расходы и доходы, составлять бюджеты на различные периоды и анализировать финансовую производительность компании.

✔️ Рассчитывает налоги, подготавливает и отправляет налоговые декларации, обеспечивает соблюдение финансового законодательства.

✔️ Анализирует финансовые данные, выявляет тренды и прогнозирует будущие финансовые результаты.

✔️ Управляет инвестициями, проводит анализ рисков и доходности инвестиций, принимает решения о диверсификации портфеля.

✔️ Обеспечивает автоматический контроль финансовых операций, соблюдение внутренних и внешних стандартов.

1С, раздел с информацией о продажах, текущим состоянием по оплате, сроками исполнения и другими важными для финансового учёта данными

Управление складом, складскими остатками, инвентаризацией, учётом товара

Автоматизация в бизнесе позволяет в реальном времени отслеживать количество и распределение товаров на складе, управлять запасами, проводить инвентаризацию, управлять возвратами, отслеживать перемещения товаров по складу, маркировать товар.

Как помогает в бизнесе:

✔️  Оптимизирует запасы, сокращает затраты на хранение и предотвращает потери.

✔️  Повышает эффективность работы склада.

✔️ Сокращает затраты на управление складом.

✔️  Обеспечивает быстрое и точное выполнение заказов, что повышает уровень обслуживания клиентов.

✔️  Помогает принимать обоснованные управленческие решения благодаря прозрачности данных.

✔️ Помогает соблюдать стандарты хранения, отслеживать сроки годности товаров и соблюдать требования по безопасности.

Данные об остатках на складе в программе 1С

Логистика и доставка

В логистике и доставке можно и нужно автоматизировать следующие процессы:

✔️ Отслеживание отгрузки товаров помогает оптимизировать использование складских ресурсов.

✔️ Маршрутизация и планирование доставки сокращает сроки в пути, уменьшает расходы на топливо и транспорт.

✔️ Предоставление клиентам актуальной информацию о статусе заказов улучшает качество обслуживания.

✔️ Помогает оптимизировать рабочие графики водителей.

✔️ Сокращает время на обработку заказов и уменьшает вероятность ошибок.

✔️  Автоматизация возврата товаров и учёт причин возвратов помогает сократить время на рассмотрение заявок и оптимизировать управление запасами.

Система отслеживания посылки на сайте транспортной компании СДЭК позволяет клиентам видеть статус доставки

Управление

Автоматизация процессов управления в компании улучшает взаимодействие между отделами, а также повышает эффективность проектного управления.

Как это используется в бизнесе?

✔️ Система управления автоматически назначает задачи, показывает прогресс выполнения и координирует работу между участниками проекта.

✔️ Обеспечивает возможность быстрого обмена информацией и документацией.

✔️ Позволяет лучше управлять процессами мотивации сотрудников, что в свою очередь способствует повышению производительности и эффективности работы.

Программа для управления проектами Адванта, российский аналог Microsoft Project

Производство

Автоматизация предприятий позволяет производить больше и дешевле. Однако программы, системы автоматизации бизнеса и оборудование могут стоить дорого.

Примеры автоматизации бизнес-процессов предприятия:

✔️ Системы управления производством (МES) автоматически управляют и контролируют запуск, остановку, настройку и мониторинг оборудования, а также сбор и анализ данных о производстве.

✔️  Программируемые логические контроллеры (PLC) управляют и контролируют оборудование на производстве, включая пневматические, гидравлические и электронные устройства.

✔️  Роботы-манипуляторы выполняют сборку, покраску, упаковку, погрузку товаров.

✔️  Автоматические транспортёры перемещают товары и материалы, что ускоряет процесс и снижает затраты на транспортировку.

✔️  Автоматизированные системы складирования хранят и перемещают товары и материалы на складе, что ускоряет процесс и снижает затраты на хранение.

✔️  Системы управления качеством следят за качеством товаров.

Программа автоматизации производства Mastercam разрабатывает в авторежиме управляющие программы по каркасной геометрии и по любым 3D-моделям

Группировка процессов для успешной автоматизации

Группировка процессов — это способ автоматизации компании с точки зрения организации различных дел в компании по категориям или видам. Сначала создаём группы, а потом смотрим, что можно автоматизировать.

Группируем:

• По функциям. Делим процессы по разным отделам в компании. Например, финансы, продажи, маркетинг, производство.
• По тому, как отделы связаны друг с другом. Если процессы связаны вместе и пошагово движутся от одного этапа к другому, можно объединить их в одну цепочку.
• По тому, как компания взаимодействует с внешними контрагентами. Процессы могут быть связаны с клиентами, другими компаниями или государственными организациями.
• По их важности для компании. Некоторые дела могут быть важнее других. Например, то, что приносит деньги, работает на репутацию или прибавляет ценности.
• По приоритетам. Сначала работаем над тем, что считаем самым важным для компании, а затем переходим к менее важным.

Группировка дел помогает лучше понять, что происходит в компании, и какие области нуждаются в улучшениях или изменениях.

С чего начать автоматизацию бизнеса и как автоматизировать бизнес-процессы

Чтобы найти процессы, которые можно автоматизировать, а также выбрать систему автоматизации и успешно её внедрить, нужно провести предварительную работу.

Вот несколько шагов, которые помогут понять, как автоматизировать бизнес:

• Определяем цели. Это может быть увеличение производительности, снижение затрат, улучшение качества обслуживания клиентов, масштабирование бизнеса или что-то другое.
• Анализируем текущие процессы. Выявляем места, где возможна автоматизация, и определяем, какие именно процессы будем автоматизировать.
• Выбираем подходящие инструменты, выбираем, что можно сделать самостоятельно, а что лучше отдать профессионалам. Исследуем рынок программного обеспечения и инструментов для автоматизации, смотрим оборудование — и выбираем то, которые соответствует нашим потребностям и бюджету.
• Составляем план внедрения. Разрабатываем план внедрения автоматизации, определяем этапы и сроки реализации, а также ресурсы, необходимые для успешного внедрения.
• Внедряем и тестируем. Поэтапно внедряем выбранные инструменты, тестируем их работу на практике и вносим необходимые коррективы.
• Обучаем персонал. Учим сотрудников работе с новыми инструментами и процессами, обеспечиваем им поддержку и помощь.

Есть много способов автоматизировать процессы в компании. Сейчас существует сервисы, которые были изначально разработаны под самостоятельное внедрение компанией. Это коробочные типовые решения, облачные сервисы и готовое ПО.

Собрали в таблицу процессы и поделили на те, которые можно внедрить самостоятельно и те, которые лучше отдать на аутсорс.

Какую выгоду извлечь из автоматизации

Как правило, когда внедряют автоматизацию, это положительно влияет на следующие аспекты:

• Становится проще управлять процессами.
• Увеличивается производительность.
• Сокращаются операционные затраты.
• Растёт качество продукции или услуг.
• Повышается конкурентоспособность.

Приведём пример, когда автоматизация практически ничего не стоит компании, при этом несёт выгоды и упрощает взаимодействие между отделами.

Предположим, что нам нужно собрать статистику и провести агрегацию данных из разных таблиц Excel. Мы принимаем решение автоматизировать выгрузку данных с помощью SQL. Это значительно упрощает процесс работы: вместо того, чтобы проводить много времени за Excel, мы можем написать скрипт на SQL, и за несколько минут и система сама выдаст всю нужную информацию.

Если сотруднику не хватает скиллов, чтобы автоматизировать работу с данными через SQL или Python, можно отправить его на обучение. В итоге это может оказаться гораздо дешевле, чем закупать новое ПО или найм отдельной единицы под эту задачу.

🕵️ Научиться делать квизы можно самостоятельно и без затрат. Приходите на наш бесплатный мини-курс

Как оценить успех автоматизации

Вот примерные шаги, которые помогут разложить всё по своим местам:

• Определяем ключевые показатели (KPI). Может быть, это уменьшение времени на задачи, больше продукции или меньше затрат.
• Сравниваем с прошлыми результатами. Это покажет, насколько успешно изменения повлияли на нашу работу.
• Спрашиваем мнения у сотрудников. Соберём оценки людей, которые используют новые инструменты.
• Считаем деньги. Определим, как автоматизация влияет на нашу прибыль и расходы.
• Смотрим на показатели производства. Например, сколько товаров производится или как быстро они доставляются.
• Сравниваем наши показатели с конкурентами. Это поможет понять, как автоматизация влияет на нашу позицию на рынке.
• Считаем затраты на автоматизацию. Учитываем, сколько времени и денег потребовалось для внедрения автоматизации и сравним с ожидаемыми результатами.

Приведём пример оценки работы техподдержки в конструкторе Марквиз. Мы высчитываем KPI по нескольким показателям:

✔️ Выполнение критерия проверки заявки

✔️ Выполнение SLA1 — насколько быстро сотрудником был дан ответ

✔️ Владение информацией

✔️ Оценки пользователей (СSAT)

✔️ Мотивированность в решении проблемы пользователя

✔️ Выполнение SLA2 — насколько быстро сотрудником был дан ответ в нерабочее время

✔️ Активность в команде

В CRM-системе подсчитывается общая сумма баллов за неделю, затем директор техподдержки выгружает данные в табличку Exсel.

По данным из таблички оцениваем работу нашей техподдержки в Марквиз

Данные помогают оценивать работу техподдержки исходя из объективных данных, то есть прописанных KPI. Высокие оценки наших клиентов — это прежде всего результат аналитики и постоянной работы над улучшениями ключевых показателей.

Средства автоматизации бизнеса

Средства автоматизации бизнеса включают в себя программное обеспечение, онлайн-платформы и специализированные системы.

Это могут быть:

✅ CRM-системы для управления клиентами

✅ ERP-системы для управления ресурсами компании

✅ системы управления проектами

✅ программы для автоматизации учёта, финансов и производственных процессов

✅ инструменты для автоматизации маркетинга и продаж, такие как Марквиз

К примеру, квиз может познакомить с продуктом не хуже продавца-консультанта. Пока клиент отвечает на вопросы, он формирует мнение о продукте, выбирает подходящий вариант, прогревается, а затем оставляет свои контакты и всю информацию о том, что его интересует. Посмотреть готовый шаблон квиза по выбору напольных покрытий можно в нашей Галерее.

Из всего списка инструментов и средств для автоматизации более подробно рассмотрим CRM-системы.

CRM как частный случай автоматизации бизнеса

CRM (Customer Relationship Management) — это не просто система управления взаимоотношениями с клиентами, а инструмент, направленный на установление и поддержание эффективной связи между компанией и клиентом.

Основная цель CRM заключается в том, чтобы создать положительный опыт взаимодействия с клиентами. Это достигается благодаря грамотному использованию данных о клиентах и автоматизации процессов продаж.

CRM позволяет компании лучше понимать потребности и предпочтения клиентов, а также эффективнее управлять всем циклом продаж: от привлечения клиента до его удержания.

Так выглядит CRM-система по сбору заявок через квизы в Марквиз

🕵️ Подробнее читайте в нашей отдельной статье CRM-системы, как они помогают продавать

Как с помощью автоматизации оптимизировать процессы продаж: разбираем на примерах

Хорошо, когда онлайн-сервисы и инструменты берут на себя рутинные задачи, которые раньше выполнялись вручную. В случае отдела продаж рутина включает в себя учёт и обработку клиентской базы, сегментацию лидов и другие повседневные операции. Чтобы снять нагрузку с сотрудников, ускорить процессы и в итоге увеличить продажи используем:

• Квизы помогают привлечь лидов через взаимодействие на сайте компании или на специальной странице.
• CRM-системы хранят информацию о клиентах, сделках и контактах, а также автоматизируют процессы, связанные с продажами.
• Виртуальные АТС заменяют традиционную телефонную аппаратуру и помогают управлять звонками от клиентов через облачное хранилище.
• Бизнес-аккаунты и чат-боты в мессенджерах помогают автоматизировать взаимодействие с клиентами через мессенджеры.
• Email-рассылка и триггерные письма полноценный инструмент для продаж, который можно автоматизировать для быстрой отправки персонализированных сообщений и проведения тестовых рассылок.

🕵️ Подробнее читайте в статье Как автоматизировать отдел продаж и ускорить привлечение клиентов

Практические советы по оптимизации бизнес-процессов через автоматизацию

Вот несколько практических советов по автоматизации бизнес-процессов:

1. Используем сквозную аналитику

Инструменты для сквозного анализа данных помогут получить полную картину бизнес-процессов от начала до конца. Это позволит выявить узкие места.

2. Следим за расходами

Перед внедрением систем автоматизации важно проанализировать свои финансовые возможности. Трезво оцениваем затраты на внедрение и поддержку системы, а также ожидаемую отдачу от неё в виде снижения затрат или увеличения прибыли.

3. Лучше проще

При выборе систем автоматизации придерживаемся принципа «лучше проще». Сложные системы могут оказаться излишними и затратными. Поэтому стараемся выбрать решения, которые легко внедрить и использовать.

В целом, эти три пункта объясняют, что такое автоматизация бизнеса.

Резюме: для чего и когда нужна автоматизация бизнес-процессов компании

Как выбрать средство автоматизации

• Определить цели автоматизации и требования к системе.
• Исследовать рынок и выбрать решение, которое наилучшим образом соответствует вашим потребностям и бюджету. На всякий случай, изучить возможности кастомизации под вашу компанию и ваши процессы.
• Почитать отзывы пользователей и проконсультироваться с экспертами в данной области.

Какие процессы можно автоматизировать

• Рутинные задачи, такие как обработка данных, учёт клиентов, управление складом.
• Маркетинг и продажи, взаимодействие с клиентами, а также управление производственными операциями.

Кому нужна автоматизация

• Любой компании, стремящейся к улучшению эффективности своей деятельности и повышению конкурентоспособности.
• Предприятиям с высоким объёмом операций, а также растущим компаниям, желающим оптимизировать свои процессы.

Кто занимается автоматизацией для бизнеса

• IT-специалисты, разработчики программного обеспечения, консультанты по автоматизации предприятий.
• Менеджеры по проектам и руководители отделов, ответственные за внедрение и использование систем автоматизации внутри компании.
• Маркетологи, которые связывают все процессы по продвижению и развитию продукта, управляют рекламными кабинетами и данными из CRM.

🕵️ Многие процессы можно автоматизировать без помощи разработчиков или дизайнеров. Например, сбор заявок, онлайн-продажи, регистрации на мероприятия, исследования и опросы можно делать с помощью квизов Марквиз.

Какие системы используют для автоматизации

• CRM (Customer Relationship Management) для управления клиентскими отношениями.
• ERP (Enterprise Resource Planning) для управления ресурсами компании.
• BPM (Business Process Management) для оптимизации бизнес-процессов.
• Специализированные программные решения для разных потребностей компании, например, квизы для привлечения заявок с встроенной аналитикой от Марквиз.

Познакомиться с функционалом по сборке квизов и опросов можно в личном кабинете Марквиз.

‍