Управление проектами: основы, методологии и реализация

Посмотрим работоспособные системы управления проектами. Расскажем, как соблюдать сроки, улучшить коммуникацию и достигать целей.

Статья будет полезна начинающим менеджерам по управлению проектами, сотрудникам, перешедшим в управление проектами, и тем счастливчикам, которые совмещают эти функции с основными обязанностями.

В статье расскажем, как мы ведём проекты в компании Марквиз, что помогает нам устойчиво развиваться и расти вот уже 7 лет.

Проектный треугольник

С точки зрения управления, проект — это чётко поставленные цели, сроки, бюджет и ресурсы, а также ограничения и риски. Часто менеджеры используют понятие «проектный треугольник»‎, где бюджет, сроки и цели не должны выйти из-под контроля. В середине треугольника четвёртая составляющая — качество выполнения проекта, которое напрямую зависит от эффективности управления ресурсами.

Когда один из кругов начинает разрастаться, другие страдают

Кто отвечает за проектный треугольник

Управление проектным треугольником, или, другими словами, проектом — это не всегда задача отдельного специалиста. В реальной жизни эту роль выполняют разные люди или целые команды:

Менеджер проектов. Классический вариант, когда назначенный специалист отвечает за весь процесс проекта.

Руководитель отдела. Управление проектами может быть частью обязанностей руководителей отделов (IT, маркетинг и т. д.).

Продакт-менеджер. В IT-компаниях управление проектами может быть частью его обязанностей.

Стартап-предприниматели. В стартапах основатели сами управляют проектами.

Кросс-функциональные команды. Специалисты из разных отделов управляют проектом сообща.

Консалтинговые фирмы и агенты по изменениям. Для сложных проектов компании могут привлекать внешних консультантов.

Руководители программ развития, внедрения или модернизации. Назначаются, когда в работе несколько взаимосвязанных проектов.

Чаще всего проекты ведут не только менеджеры, но и в целом специалисты разных профилей. «Чья задача — тот и носится» — принцип ведения проектов в большинстве небольших компаний. А что значит успешно вести проект? Разберём по пунктам.

Что такое хорошее управление проектом

Выполнить задачу хорошо — означает довести проект до желаемого результата, вовремя, в пределах бюджета, в установленные сроки и с высоким качеством.

У человека, который управляет проектом, всегда давление с трёх сторон:

• клиент — внешний заказчик или начальник внутри компании, — клиенту интересен только результат;
• команда — программисты, дизайнеры, редакторы, строители, сторонние подрядчики, в зависимости от проекта, — они делают свою часть работы и не думают о том, что менеджер отвечает за весь продукт.
• внешние факторы — введение санкций и блокировки сервисов в ходе проекта, выпуск похожего продукта со стороны конкурентов, изменения в законодательстве, — вообще возникают сами по себе.

Реализация проекта никогда не идёт из пункта А в пункт В по прямой гладкой дорожке. На пути будет много непредвиденных обстоятельств.

💡 Хорошее управление проектами — это минимизация неизбежного хаоса. Не только выполнение задач, но и умение выстраивать и координировать процессы, управлять ресурсами и решать непредвиденные проблемы.

Далее расскажем про опорные точки в управлении проектами.

Основные цели и задачи

Рассказываем, какие общие цели и задачи в управлении проектами. Они универсальные и подходят под любую сферу:

Поговорим о том, какие существуют методологии управления проектами. Сначала рассмотрим классические, потом более современные и гибридные форматы.

Обзор ключевых методологий управления проектами

Часто люди интуитивно выбирают подходящую для себя модель управления, исходя из специфики сферы деятельности.

Классические подходы: Waterfall и PRINCE2

Классические подходы следуют линейной модели с фиксированными фазами и детальным планированием на начальном этапе. Это базовые модели управления. Они задают структуру, на которых строятся более современные и гибкие методологии.

Waterfall: пошаговое руководство

Waterfall (в переводе с англ. «водопад») — водопадная или каскадная модель управления. Это линейная и последовательная методология управления проектами, где каждый этап выполняется один за другим, начиная с концепции и требований, затем проектирования, реализации, тестирования, и заканчивая внедрением и обслуживанием.

Водопадная модель была придумана в Америке в 1970-х, и с тех пор получила широкое распространение.

Каскадная модель применяется в компаниях, где проекты имеют чётко определенные требования и где важна последовательность этапов. Например, в строительных, производственных и государственных проектах, а также в некоторых ИТ-проектах. Так в компании IBM применяют Waterfall, чтобы управлять разработкой программного обеспечения для госструктур и крупных корпораций.

Водопадная модель также подходит для создания MVP и новых гипотез в разработке или маркетинге.

💡 Что такое MVP в маркетинге, и зачем он нужен

Почему компании выбирают Waterfall?

✅ Чётко определённые требования

Waterfall помогает организовать работу более эффективно, если мы знаем к какому сроку, сколько, чего и за какие деньги нам нужно произвести.

✅ Последовательность и контроль

В этой модели в конце каждого этапа мы знаем, какой результат должны получить.

✅ Документирование

В Waterfall легче собрать отчёты по каждому этапу, что важно для крупных проектов.

Предположим, что компания, которая занимается каркасным домостроением, запускает новый проект по продаже готовых решений строительства домов. Перед запуском производства нужно проверить интерес целевой аудитории к продукту, привлечь потенциальных клиентов и оценить эффективность маркетинговых каналов. Это отдельный проект, если результат устроит руководство, можно будет масштабировать идею.

Как пример рассмотрим создание MVP по методике Waterfall на примере квиз-лендинга от Марквиз.

Этапы создания MVP:

Методология Waterfall позволяет последовательно создать MVP, минимизировать риски и эффективно использовать ресурсы. С Марквиз создание MVP и проверка гипотезы может занять всего лишь пару недель. А дальше уже можем масштабировать результаты, если отклик окажется положительным.

Так выглядит готовый MVP для строительной компании. У нас есть готовый шаблон такого квиз-лендинга в галерее

Waterfal хорош в маленьких проектах или на одном участке разработки. Однако если мы используем каскадную модель как систему управления проектом, то должны знать о том, какие сложности в ней заложены.

В водопадной модели каждый этап зависит от успешного завершения предыдущего, что может затруднить адаптацию к изменениям и требует чёткого определения всех требований на ранних этапах проекта.

Сам автор модели критиковал её за то, что последовательное выполнение этапов без обратной связи и итераций может привести к значительным проблемам в проектах, и рекомендовал внедрение итеративных циклов и сбор обратной связи на каждом этапе разработки.

Это не гибкая система. Важно учитывать это свойство, если мы менеджерим проект внутри компании с такой системой управления, или когда такая компания является нашим заказчиком. Это значит, что нужно уделять планированию гораздо больше времени и сразу же закладывать риски, и считать ресурс времени по максимуму. В процессе будет очень тяжело согласовывать любые изменения.

Слабые места, на которые стоит обращать внимание:

❗️плохая коммуникация при выполнении этапов и передачи на следующий;

❗️сложность управления рисками, в том числе ростом расходов при реализации проекта;

❗️нет регулярной оценки промежуточных результатов проекта;

❗️недостаток вовлеченности заказчика на каждом этапе проекта, что может привести к несоответствию конечного результата ожиданиям заказчика.

⭐️ В примере с каркасными домами у нас проект с MVP — для такой задачи риски минимальны, так как Marquiz Pages рассчитан на быструю и недорогую проверку гипотез.

PRINCE2: структурированный метод управления проектами

PRINCE2 (Projects IN Controlled Environments — «проекты в контролируемых средах») — запатентованная английская система управления проектами, вторая её версия, доработанная, более гибкая и универсальная.

Используется в банковском деле, строительстве, здравоохранении, государственном управлении и других областях.

В отличие от водопадной модели, в PRINCE2 проект делится на управляемые этапы, каждый из которых подразумевает свой собственный план и контроль. Это достаточно сложная модель, в ней много ресурсов уходит на планирование, расчёты рисков и обоснование. Но зато она даёт хорошие предсказуемые результаты и коммуникацию с заказчиком.

🇬🇧 Кстати, в Великобритании PRINCE2 является государственным стандартом в управлении проектами

Какие преимущества у PRINCE2:

✅ Структурированный, но гибкий подход к управлению проектами.

✅ Акцент на бизнес-обоснование.

✅ Чёткое определение ролей и обязанностей.

✅ Эффективное управление рисками.

✅ Высокий контроль качества.

Дальше будет немного сложно, так как эта методика применяется к большим и долгосрочным проектам.

Этапы управления в концепции PRINCE2

💡 Как инвесторы и предприниматели оценивают общую рентабельность проекта и как считать окупаемость вложенных инвестиций — читайте в статье «Что такое ROI»

Слабые места:

❗️Управление может быть жестко заформализировано и забюрократизировано — на любой чих потребуется обоснование и отчёт.

❗️PRINCE2 разработана в первую очередь для крупных и сложных проектов, поэтому её применение для небольших проектов может быть излишним и неэффективным.

❗️Поскольку PRINCE2 требует определенной экспертизы, внедрение этой методологии может потребовать времени и ресурсов, особенно для компаний, которые не имеют опыта работы с ней.

❗️Всё, что вынесено за рамки регламента остается на совести исполнителей, и тут могут возникнуть недопонимания и расхождения в трактовках.

Гибкие методологии Agile

Сейчас почти все IT-компании ведут свои проекты по Agile и двум основным его фреймворкам Scrum и Kanban. О них и расскажем далее.

Agile: принципы и применение

Agile — это не просто методология ведения проектов разработки, это философия со своим манифестом гибкости, коллаборации и постоянного улучшения продукта. Методика концентрируется на процессах, людях и взаимодействии, чтобы эффективно сотрудничать с заказчиком и быть готовым к изменениям. В этой системе нет отделов, а есть кросс-функциональные команды. Нет отчётов, но есть презентация результатов.

Agile-манифест

1. Люди и взаимодействие важнее процессов и инструментов.
2. Рабочий продукт важнее исчерпывающей документации.
3. Сотрудничество с заказчиком важнее согласования условий контракта.
4. Готовность к изменениям важнее следования первоначальному плану.

В Agile нет чёткой иерархии, и роли распределяются не так, как в классических моделях управления.

В Agile-команде обычно выделяют несколько ключевых ролей:

‍


Чем хорош Agile

✅ Команда быстро реагирует на изменения, которые возникают в ходе проекта.

✅ Постоянное взаимодействие с заказчиком помогает убедиться, что продукт соответствует его ожиданиям.

✅ Частое тестирование и проверка продукта на каждом этапе помогает быстро выявлять и устранять ошибки.

✅ Чёткое видение целей повышает мотивацию команды.

Этапы проекта по методологии Agile

1. Инициация проекта

• Формирование команды — собираем кросс-функциональную команду, привлекаем, к примеру, разработчиков, дизайнеров, тестировщиков и заказчика.
• Определение бэклога продукта (Product Backlog) — совместно с заказчиком команда создаёт список всех функций и требований к приложению, это и есть бэклог. Задачи распределяются по степени важности.

2. Планирование и выполнение спринтов

• В начале каждого спринта (обычно двухнедельного) проводится встреча, на которой выбираются задачи из бэклога для выполнения в текущем спринте. PM (менеджер проекта) следит за тем, чтобы задачи были чётко определены и реалистичны для выполнения в срок.
• Ежедневные Scrum-встречи. Каждый день команда проводит короткие встречи (stand-ups) и обсуждает, что было сделано вчера, что планируется на сегодня и какие проблемы возникли. Scrum Master помогает команде устранять препятствия.
• Демонстрация результатов (Sprint Review). В конце спринта команда демонстрирует рабочий продукт заинтересованным сторонам. Полученная обратная связь используется для корректировки и улучшения продукта в следующем спринте.
• Ретроспектива. После каждой демонстрации команда проводит ретроспективу, где обсуждаются успехи и неудачи спринта, а также пути для улучшения процесса.

3. Выпуск продукта и итеративное улучшение

• Частые релизы. Продукт выпускается в работу по мере завершения функциональных частей, чтобы пользователи могли начать его использовать как можно раньше и давать обратную связь.
• Работа на улучшение. На основе отзывов пользователей команда постоянно работает над улучшением и расширением функционала приложения. Каждый спринт приносит новые функции и улучшения.

Есть два фреймворка Agile, которые сейчас получили собственное развитие и используются даже за пределами этой методологии — это Scrum и Kanban.

Scrum: рамки для быстрой разработки

Scrum реализуется в спринтах. Это короткие итерации разработки, в течение которых команда сосредотачивается на достижении конкретных целей. Спринты создают возможность для команды быстро создавать работающие версии продукта и быстро реагировать на обратную связь.

Строго говоря скрамом является только то управление, которое соответствует скрам-гайду. Скрам-гайд — это официальный документ, разработанный создателями Scrum, Кеном Швабером (Ken Schwaber) и Джеффом Сазерлендом (Jeff Sutherland). Скрам-гайд описывает основы Scrum, включая роли, события, артефакты и правила, которые помогают командам эффективно применять Scrum в своих проектах.

Следуя Скрам-гайду, команды могут организовать свою работу таким образом, чтобы достичь максимальной эффективности и качества.

Kanban: управление потоком задач

Kanban — фреймворк визуализации процесса работы. Канбан-доска помогает команде видеть весь процесс работы, управлять потоком задач и повышать эффективность.

Марквиз — это конструктор квизов, с помощью которых компании получают заявки для отдела продаж. Чтобы проще было управлять лидами, мы в Марквиз предлагаем своим клиентам использовать нашу внутреннюю CRM-систему в формате канбан-доски. Так пользователи, которые используют большое количество квизов для лидогенерации видят статус работы и аналитику по каждой заявке.

В чём польза:

• пользователь видит, сколько всего заявок на аккаунте или на отдельном квизе;
• может добавлять разные статусы и распределять карточки по столбцам;
• может делать примечания в карточку контакта;
• удобно модерировать списки карточек — перетаскивать заявки по одной или группами.

💡 Как работает CRM-система Марквиз по системе канбан, читайте в отдельной статье

Современные и инновационные подходы — гибридное управление Lean и Six Sigma

Часто традиционные подходы не закрывают потребности сложных и динамичных проектов, поэтому всё больше компаний обращаются к гибридным методам.

Модель управления может быть дополнена методами бережливого производства Lean и методиками снижения дефектов в процессах Six Sigma. Эти комбинации позволяют объединить лучшие практики из разных подходов.

Подробно рассмотрим, как Lean и Six Sigma могут быть интегрированы в управление проектами. Расскажем о принципах и применении этих методологий.

Lean: оптимизация процессов

Lean (от англ. lean — «стройный, худой») — это методология, направленная на устранение потерь и оптимизацию процессов. Она была придумана в компании Toyota в 1950-х годах для снижения затрат на производство, но сегодня её принципы могут быть применены в любых сферах.

Lean-философия фокусируется на создании максимальной ценности для клиента с минимальными ресурсами.

Основные принципы:

• Ценность для клиента: Фокус на том, что действительно важно для клиента.
• Поток создания ценности: Идентификация всех этапов процесса, создание потока, который минимизирует издержки.
• Непрерывное улучшение: Постоянный поиск и устранение потерь в процессе.

В чём плюсы Lean:

✅ Устраняет неоправданные затраты и потери времени.

✅ Повышает эффективность команд и компании в целом.

✅ Держит фокус на потребностях клиента.

✅ Подходит к различным отраслям и типам бизнеса. Успешно применяется не только в производстве, но и в IT, здравоохранении, логистике и многих других.

✅ Легко интегрируется с другими методологиями, такими как Agile или Waterfall.

✅ Lean основывается на аналитике данных, автоматизации и цифровизации, чтобы работать более прозрачно. Методика способствует технологическому росту компании.

Приёмы методики Lean:

Тестировать новые функции на каждом этапе разработки или внедрения

Сами проверяем, что происходит, если пользователь вводит некорректные данные, чтобы сразу исправить ошибки и не грузить техподдержку.

Создать базу знаний. Создаём базу знаний с документацией и ответами на частые вопросы. Это помогает сотрудникам и клиентам быстро находить нужную информацию как при обслуживании, так и при разработке продукта.

💡 Для примера — в Марквизе мы создали базу знаний по квизам

Тщательно планировать решения. Перед большими изменениями изучаем их влияние на пользователей и систему. Это помогает избежать проблем после внедрения.

Отклик за минимальное время. Сокращаем время на утверждение новых функций, упрощаем согласование. Это ускоряет выпуск обновлений.

Учитывать мнение команды. Прислушиваемся к идеям команды. Внедрение их предложений повышает мотивацию и эффективность работы.

Оптимизировать целое. На каждом этапе держим в фокусе цель — создать удобный и надёжный продукт. Все улучшения должны быть направлены на достижение этой цели.

Ликвидировать потери. Изучаем запросы от пользователей, создаём шаблоны ответов на частые вопросы. Один из самых распространенных решений — оформить часто задаваемые вопросы в форме квиза, чтобы разгрузить отдел продаж. Это экономит время сотрудников и позволяет автоматизировать сбор заявок.

Если каждый первый клиент просит сделать расчёт лизинга, то с точки зрения оптимизации издержек лучше установить на сайт квиз с калькулятором. У нас в галерее шаблонов есть готовое решение для лизинговых компаний

💡 Пример успешного управления проектами
Мы в Марквиз шагнули вперёд и управляем нашими проектами по системе холакратии и Scrum. За 7 лет работы компании мы эволюционно взяли многое из подхода Lean и других подходов. Благодаря холакратии и высокому уровню ответственности каждого специалиста Марквиз, у нас каждый сам себе менеджер проектов. Подробнее, как работает наша система и философия, читайте в статье День открытых дверей в Марквиз

Six Sigma: сокращение дефектов

Six Sigma — это методология управления качеством, которая фокусируется на сокращении дефектов в продукте. Разработана компанией Motorola в 1980-х годах. Ведущую роль в её создании сыграл инженер Билл Смит (Bill Smith), который предложил системный подход к сокращению дефектов и улучшению качества продукции.

💡 Название Six Sigma происходит от статистического понятия «среднеквадратичное отклонение», обозначаемого греческой буквой σ (сигма). Методология оценивает процессы через σ-рейтинг отклонений или процент бездефектной продукции. Процесс качества 6σ даёт 99,99966% бездефектных выходов, что означает не более 3,4 дефектов на миллион операций. Motorola установила цель достижения качества 6σ для всех своих производственных процессов, что и дало название концепции.

Принципы Six Sigma:

• Понимание клиента — знать, что нужно клиентам и как они принимают решения.
• Анализ процесса и поиск проблем — данные помогут достичь целей и устранить неполадки.
• Устранение дефектов — устранить проблемы и исключить лишние шаги.
• Привлечение заинтересованных сторон — все, кто может улучшить процесс, работают сообща.
• Гибкость и реактивность — гибкая среда помогает эффективно внедрять изменения и реализовывать проекты.

Пример гибридной модели управления Six Sigma и Lean

Представим компанию, которая занимается производством автозапчастей. В компании решили оптимизировать производственные процессы, чтобы снизить количество дефектов и увеличить эффективность. Для этого объединили методологии Six Sigma и Lean, и провели такие этапы их внедрения:

Анализ процессов (Six Sigma). Сначала команда провела анализ всех производственных процессов с использованием методологии Six Sigma. Собрали данные о дефектах, времени цикла производства, использовании ресурсов и т. д. Выявили узкие места и факторы, влияющие на качество продукции.

Устранение избыточности (Lean). Затем, с применением принципов Lean, оптимизировали процессы, устранили все виды избыточности, такие как излишние запасы, избыточное перемещение и складирование. Внедрили систему Kanban для управления запасами, улучшили процесс планирования производства и оптимизировали путь следования материалов по производственной линии.

Непрерывное улучшение (Six Sigma и Lean):.Команда регулярно проводила аудиты процессов и собирала обратную связь от работников насчёт качества работы и производительности.

Так гибридное использование Six Sigma и Lean позволило компании достичь более высокого качества продукции, увеличить эффективность производства и снизить издержки.

Примером гибридного подхода может быть использование Scrum для управления проектами, Lean для оптимизации процессов и Six Sigma для контроля качества. Гибридные методологии позволяют компаниям извлечь максимум из каждого подхода и адаптировать их к своим специфическим потребностям.

Какие личные навыки и компетенции важны для успешного ведения проектов

Когда в вакансии пишут «инициативный и ответственный» — этого может быть недостаточно для управления проектами.

Вот что нужно, чтобы успешно управлять проектом:

Понимать цель: Чётко представлять, к чему идти и как достичь цели.

Управлять и мотивировать: Вдохновлять команду, помогать ей преодолевать трудности и оставаться настроенным на успех.

Эффективно использовать ресурсы и расставлять приоритеты: Уметь распределять время, деньги и усилия максимально эффективно.

Управлять рисками и брать ответственность на себя: Предвидеть возможные проблемы и быть готовым к ним, чтобы не сорвать план.

Системно мыслить: Понимать проект в целом и взаимодействие его частей.

Иметь сильные софт-скилл навыки коммуникации: Поддерживать открытость, чёткость и сотрудничество в общении для избежания недопониманий и проблем.

Каждый, кто берёт на себя проект или задачу, становится героем. Маркетинговая кампания или запуск стартапа — это, конечно, не подвиг, но что-то героическое в этом есть. У одних получается, у других нет — и в этом большая доля личных качеств конкретного человека, но можно брать опыт тех, кто умеет, и растить силу.

Рекомендуемая литература

🔥 О сильных управленческих навыках рассказывает Роланд Хантфорд в книге «Покорение Южного полюса. Гонка лидеров». История, как разные экспедиции преодолевали трудности и решали проблемы, может помочь менеджерам развить нужные управленческие навыки.

Руководство к своду знаний по управлению проектами (Руководство PMBOK®) + Agile: практическое руководство. Шестое издание

Настольная книга менеджера по ведению проектов. Книга создана в Институте управления проектами (Project Management Institute) в США. Это они разрабатывают стандарты, проводят исследования, учат, издают статьи, журналы и книги, проводят конференции и на управлении проектами собаку съели. Почти 1000 страниц — и всё полезное. Читается сложновато, много терминологии, но впечатление сглаживается свежими зарубежными кейсами.

Джефф Сазерленд. Scrum. Революционный метод управления проектами

Бестселлер и просто полезный ресурс для менеджеров проектов от автора методики

Дэвид Андерсон. Канбан. Альтернативный путь в Agile

‍Практическое руководство по внедрению Kanban в рамках Agile-подхода. Автор, один из пионеров Kanban, объясняет, как визуализация рабочего процесса, ограничение незавершенной работы и управление потоком задач помогают командам улучшить производительность и качество

Джеймс Вумек, Дэниел Джонс. Бережливое производство: Как избавиться от потерь и добиться процветания вашей компании

Классическое руководство по методологии Lean, которое стало настольной книгой для многих менеджеров по всему миру.

Как выбрать подходящую методологию

Выбор подходящей методологии управления проектами зависит от ряда факторов и требует внимательного рассмотрения особенностей проекта, команды, стейкхолдеров и окружающей среды. Вот несколько шагов, которые могут помочь принять правильное решение:

1. Оценить характер проекта.

Определите размер, сложность, длительность и уровень неопределенности проекта. Например, для крупных и сложных проектов может подойти более формальная методология типа Waterfall или PRINCE2, в то время как для более гибких и изменчивых проектов подойдет Agile или Scrum.

2. Изучить потребности бизнеса.

Понимание целей бизнеса и требований клиента поможет определить подходящую методологию. Если у клиента высокая динамичность требований и частые изменения, то Agile может быть предпочтительнее.

3. Оценить доступные ресурсы и опыт команды.

Учитывайте уровень опыта команды, её предпочтения и существующие ресурсы. Если команда имеет опыт работы с определённой методологией или владеет необходимыми навыками, это может повлиять на выбор методологии. Чтобы выполнить оценку, потребуется провести опросы команды, инвентаризацию программ, оборудования и материалов, финансовых ресурсов и ограничений.

4. Посмотрите на культурные и организационные особенности.

Некоторые организации предпочитают определённые методологии из-за своей корпоративной культуры или внутренних процессов. Убедитесь, что выбранная методология соответствует культуре и ценностям вашей организации.

💡 Читайте статью «Корпоративные ценности: что это и как их внедрить» и отдельная статья про ценности Марквиз

5. Проведите тестирование.

Проведите тестовые запуски, чтобы выявить, что работает лучше всего для вашей команды и проекта.

Задать все интересующие вопросы внутри компании можно с помощью квиза. Например, с вот таким шаблоном из нашей галереи. Чтобы не собирать контакты, можно отключить форму и смотреть по аналитике только ответы

Узнать больше о возможностях квизов, а также сразу попробовать весь функционал можно в личном кабинете. Регистрируйтесь и тестируйте квизы и опросы бесплатно.

‍